Jana Štolfa

Skozi svojo kariero v podjetju Seyfor, vse od leta 2002 dalje, sem delala z različnimi ekipami na različnih področjih. Prvih 15 let sem kot vodja izobraževalnega centra, ki sem ga vzpostavila od prvih temeljev dalje, razvijala in tržila nove izobraževalne programe in konference za stranke ter se posvetila procesom izobraževanja zaposlenih. Dve leti sem bila tudi vodja podpore strank. Vzporedno sem vodila različne interne projekte – od uvajanja certifikatov na področju kakovosti, družini prijaznega podjetja in družbeno odgovornega delodajalca pa vse do vpeljave standardov varstva osebnih podatkov, vključno z implementacijo GDPR in ZVOP-2 na ravni celega podjetja.

Pretekle izkušnje so mi omogočile vpogled v področje dela in razvoja ljudi ter pomena krepitve partnerskih odnosov. Raznolikost teh izkušenj mi je dala tudi širino pri razumevanju poslovnih procesov in utripa podjetja ter potrdila, kako pomembno je postaviti zaposlene na prvo mesto in jim omogočiti pogoje, v katerih lahko uspevajo.

Leta 2018 sem naredila karierni preskok in vzpostavila kadrovsko službo kot novo funkcijo v podjetju, kjer kot vodja kadrovske službe vpeljujem različne prakse, ki povezujejo ljudi, krepijo kulturo in spodbujajo rast, izkušnjo zaposlenega pa dvigajo na višjo raven. Verjamem v moč in pomen znamke delodajalca in v to, da podjetje raste, ko rastejo njegovi ljudje. Naša HR ekipa je prejela tudi nagrado HRekipa2026 v kategoriji mala in srednja podjetja. Nagrada je pri tem spodbuda in zaveza. Verjamemo, da odličnosti kadrovskega oddelka ne določa število ljudi, temveč jasna vizija, pogum za spremembe in sposobnost ustvarjati največjo vrednost tam, kjer jo podjetje in zaposleni najbolj potrebujejo.

Kakšna je vaša današnja vloga in kako je organizirana kadrovska funkcija?

Ker ima naša HR služba le dve osebi, je najino delo zelo agilno, zato s sodelavko pokrivava praktično vsa področja, ki jih podjetje s 165 zaposlenimi potrebuje na področju HR. Občasno dobre prakse prenašava tudi na podjetji Seyfor Hrvaška in Seyfor Srbija, podporna služba pa smo tudi še nepripojenemu podjetju Vasco d.o.o. Naša desna roka so sodelavci v sprejemni pisarni, ki skrbijo za potne naloge in evidenco delovnega časa. V HR smo odgovorni tudi za certifikate ISO 9001, ISO 27001, ISO 22301 (v pridobivanju), GDPR, ZVOP-2, trajnostno poročanje in certifikat Družbeno odgovoren delodajalec.

Smo podjetje, ki ima trenutno 165 zaposlenih in tri lokacije v Sloveniji. Smo majhna HR ekipa dveh oseb, zato si področje zaposlovanja novih sodelavcev deliva obe, ker tukaj šteje agilnost in odzivnost. V večji del zaposlitvenih postopkov pa so vključeni tudi direktorji in vodje. Kot strateški partner vodstvu  s svojimi raznolikimi aktivnostmi podpiramo vizijo in strategijo podjetja, poslovne potrebe podjetja povezujemo z razvojem ljudi ter gradimo na ugledu podjetja (znamka delodajalca). Prepričani smo, da kakovostna izkušnja zaposlenih ustvarja pogoje za razvoj odličnih produktov in dolgoročno zadovoljstvo strank.

Kako danes vodite zaposlovanje in s kakšnimi izzivi se najpogosteje srečujete?

Na leto v Sloveniji izpeljemo nekje do 15 zaposlitev, številke pa se vsako leto spreminjajo. Iščemo zelo različne profile – od prodajalcev, računovodij in implementatorjev do razvijalcev ERP-rešitev.

V Sloveniji je trenutno zelo nizka stopnja brezposelnosti, najnižja po letu 1990, zato veliko delamo na znamki delodajalca, interno in eksterno, kar nam pomaga, da smo na trgu dela prepoznani kot privlačen delodajalec. Včasih se pri posameznih profilih poznajo sezonska nihanja pri delu, soočamo se tudi z deficitarnimi poklici.

Verjamemo v moč dobre znamke delodajalca in v razpršene lokacije po Sloveniji, kjer imamo naše poslovne enote. Smo proaktivni, hkrati pa iskreni in poskušamo biti čim bolj pristni pri vsem, kar počnemo. To se potem odraža tudi navzven in obrestuje na vseh področjih.

Včasih se zgodi, da se na področjih, kjer kandidati oddajajo naloge, postopek zavleče, ker kandidat želi nalogo narediti pozneje, kot mi predvidevamo. Seveda vedno najprej prisluhnemo kandidatu. Če pa je v selekcijski postopek z nalogami vključenih več oseb, se potem zaradi tega vse skupaj zavleče. Kdaj se tudi zgodi, da za kakšno lokacijo oglas ponovimo, ker nismo prejeli želenih kandidatov in selekcijski postopek traja dlje od predvidenega.

To področje nam pomaga na zelo pregleden in enostaven način upravljati sistem za celovito upravljanje zaposlitvenega procesa, pridobivanja kandidatov in izvajanja selekcijskih postopkov (ATS Recruitis). Posebno pozornost namenjamo interni komunikaciji, komunikaciji s kandidati ter ustvarjanju odlične izkušnje kandidatov v vseh fazah zaposlitvenega procesa. Ta sistem nam omogoča tudi zagotavljanje skladnosti z GDPR ter v Sloveniji tudi z ZVOP-2, hkrati pa zagotavlja preprosto in pregledno upravljanje soglasij kandidatov v vseh fazah selekcijskega postopka.

Kaj nam v procesu zaposlovanja vzame največ časa, je zelo odvisno od situacije in profila, ki ga iščemo. Same razgovore, usklajevanje z vodji, administracijo in poročanje imamo dobro pokrito skozi sistem ATS Recruitis, ker si delo delimo med ekipo zaposlovalcev, ki ga sestavljajo tudi vodje in direktorji, ki profil iščejo.

Na proces zaposlovanja vplivata nizka stopnja brezposelnosti in vpliv demografskih trendov; v zadnjih letih se je spremenil predvsem trg dela.

Kako vam pri HR in zaposlovanju pomagata digitalizacija ter avtomatizacija procesov?

Ker smo razvijalci ERP-rešitev, uporabljamo lastne poslovne informacijske rešitve in procese imamo kar dobro digitalizirane. Na področju zaposlovanja uporabljamo sistem za zaposlovanje kandidatov, ki je del skupine Seyfor na Češkem.

Velik del administrativnega dela v HR službi smo razbremenili preko spletnega portala mojINFO, ki je bil najprej zgolj portal za zaposlene za vodenje evidence delovnega časa. Nato se je nadgradil tako, da je lahko vsak zaposleni videl svoje dokumente, kot so pogodbe, aneksi, eBOL, plačilne liste, odločbe za letni dopust, potrdila o izobraževanju, vsebine za uvajanje v delo in letni razgovori. Danes je portal prerasel v nepogrešljivo orodje kot podpora vodjem: planirajo delo zaposlenih, potrjujejo dopuste ter potne naloge, spremljajo evidenco delovnega časa in hranijo dokumente. Kmalu bodo implementirane novosti, ki bodo vodjem pomagale skrbeti za transparentnost plač in nadaljnji razvoj zaposlenih. Portal se bo razvijal tudi v prihodnje, saj je postal nepogrešljivo orodje za vodje in zaposlene. Poudarek bo na aktivnostih, ki prinašajo razbremenitev administracije v HR-službi.

Sistem za spremljanje kandidatov v času selekcijskih postopkov uporabljamo kot edino in glavno vstopno točko, kjer se na enem mestu zberejo vse prijave kandidatov za razpisana prosta mesta. Zbirajo se iz različnih spletnih zaposlitvenih portalov, kariernih strani in družbenih omrežij. Povečala se je preglednost izvajanja selekcijskih postopkov, spremlja se kakovost postopkov – štejejo se dnevi obdelave, spremljajo zamude, delovanje posameznih kanalov za objave, izkušnja kandidata prek NPS in še marsikaj.

Delo HR-službe se je zelo razbremenilo, saj v procese veliko prej vključujemo vodstvo, določeni procesi pa so se še dodatno olajšali in pohitrili zaradi avtomatizacije, kot so opomniki, e-sporočila in kazalniki. V pilotni fazi smo vključili v uporabo ATS sistema le direktorje, v letu 2026 pa širimo uporabo še na vse vodje. Z novim letom uvajamo prednastavljene vzorce vprašalnikov, kjer bo lahko vsak član komisije pisal svoje ocene in zapise, kar bo pomenilo pohitritev zapisnikov in hitrejšo primerjavo kandidatov. Za delovna mesta, kjer je veliko prijav, bomo postopke prvega kroga selekcije pohitrili s pomočjo anket, ki jih bomo kandidatom poslali pred prvim razgovorom. S tem bomo pohitrili in optimizirali izvajanje razgovorov, prihranili čas vodjem in HR-službi ter hitreje prišli do pravih kandidatov.

Z uvedbo ATS Recruitisa imamo sedaj občutek, da je vse pod nadzorom, pregledno in, kar je najbolj pomembno, vse se dogaja na enem mestu.

Kaj bi pri zaposlovanju želela še avtomatizirati? Trenutno nič, ker je že sedaj vse zelo avtomatizirano.

Katere kanale uporabljate za pridobivanje kandidatov in kateri so za vas ključni?

Zelo različno in zelo odvisno od profila, ki ga iščemo. Nekateri profili recimo sploh niso prisotni na poslovnem družbenem omrežju, dobimo pa jih na drugih zaposlitvenih portalih. Zelo dober kanal so tudi šole in fakultete. Sem ter tja testiramo tudi kakšen tretji kanal, kjer vidimo svojo prednost pred konkurenco.

Družbena omrežja uporabljamo konstantno, saj so pomembna tudi zaradi gradnje znamke delodajalca in drugih aktivnosti. Niso pa vsi profili, ki jih iščemo, na teh omrežjih, zato jih je treba iskati drugje. Ugotavljamo tudi razlike na tem področju na Hrvaškem in v Srbiji; pri kandidatih in njihovi percepciji je zelo velika razlika v tem, kje je dobro, da si viden, in kje ne.

Pri priporočilih zaposlenih delujemo prosto. Sodeluje tisti, ki želi.

Tudi uporabo baze perspektivnih kandidatov, ki je nastala iz preteklih razpisov, prilagajamo profilu, ki ga iščemo. Redno skrbimo, da je naša baza ažurna.

Kako pomembna je za vas izkušnja kandidatov in kako jo izboljšujete?

To področje je za nas zelo, zelo pomembno. Z uporabo sistema za sledenje kandidatom, ki vključuje spremljanje NPS, to merimo na tedenski ravni in se trudimo sproti izboljševati izkušnjo kandidatov v vsaki posamezni fazi selekcijskega postopka.

V sistemu stalno spremljamo naše odzivne čase. Kandidatom se zelo trudimo biti odzivni, ter jih res sproti obveščati in jim dajati povratne informacije. Na tem področju imamo še nekaj priložnosti za izboljšave, smo pa zelo veseli, ker se nam je tukaj res odprlo novo okno v svet.

Z merjenjem izkušnje kandidatov prejmemo res neprecenljive informacije. To je tisto, kar sicer kandidati govorijo za tvojim hrbtom. Tukaj pa vidiš, kaj napišejo, in to res vzamemo kot darilo, da vemo, na čem graditi naprej. Spoznali smo tudi, da imajo na področju izkušnje kandidata različni profili zelo različna pričakovanja od delodajalcev – kaj si želijo, kaj pogrešajo in kaj jih moti med samimi selekcijskimi postopki. Tukaj dobimo res veliko kakovostnih informacij za gradnjo znamke delodajalca in izboljšanje selekcijskih postopkov.

Kako pri zaposlovanju sodelujete z vodji in direktorji?

Vse se zgodi v sistemu za sledenje kandidatom. Vodje in direktorji področij so zelo vestni pri njegovi uporabi. Zaradi opomnikov tudi pravočasno pristopijo k akciji: k pregledu prijave, izvedbi razgovora, oddaji poročila, podajanju povratnih informacij in podobno. Z uporabo tega orodja imamo vedno občutek, da imamo vse pod nadzorom, saj imamo ves čas vpogled v vsako fazo in v to, kaj se dogaja – od prijav in razgovorov do povratnih informacij in NPS.

Vprašanje o največji oviri za učinkovito sodelovanje med HR in vodji me je presenetilo. Potrebovala sem kar nekaj časa, da sem pomislila, kaj bi to sploh bilo. Morda se res lahko pohvalim, da pri nas glede tega, čeprav imamo res veliko vodij in nekaj področnih direktorjev, ki so vpleteni v selekcijske postopke, ni ovir, ker vsako zadevo zelo dobro skomuniciramo oziroma se poskušamo dobro pripraviti že v fazi, preden gre oglas ven. Tukaj uporabljamo projektni pristop. Jasno skomuniciramo tudi obojestranska pričakovanja – kakšna pričakovanja imamo mi v HR do njih in oni do nas –, dogovorimo se za vse terminske plane in način sodelovanja. Uspeh je tudi v tem, ker se v HR prilagodimo željam in načinu dela posameznega vodje ter gremo v tej smeri skupaj naprej. Nimamo predpisanega šablonskega načina dela, ker so tudi ekipe in vodje pri nas zelo različni.

Deljenje življenjepisov in povratnih informacij o kandidatih z vodji pri nas ne predstavlja težave, saj vsi skupaj dostopamo do iste kartice kandidata, kjer vidimo vse, kar se dogaja na njej – od prijave do zapiskov, povratnih informacij, podatkov o tem, kdaj smo ga obveščali in kdaj je bil na razgovoru. Seveda to velja, dokler ima kandidat veljavno privolitev. Ker jo lahko kadarkoli prekliče, v tem primeru izgubimo vse. Kar je tudi pravilno, saj če kandidat ni več zainteresiran, da je v naši bazi ali v trenutnem selekcijskem postopku, bi bila to izguba časa. Seveda nam je takih kandidatov škoda, ampak tako je pošteno.

Kaj nam je najbolj pomagalo izboljšati to sodelovanje oziroma kaj bi si želela, da bi bilo še boljše? Zaenkrat teče vse v redu.

Katere kazalnike spremljate in kako uporabljate podatke pri zaposlovanju?

Uporabljamo različne kazalnike, odvisno od delovnega mesta, saj kazalnik sam po sebi ne pove veliko, če na začetku ne veš, ali imaš opraviti z deficitarnim poklicem, ali iščeš junior pozicijo, ali je delovno mesto razpisano čez poletni čas oziroma praznike. Najbolj pogosto pa uporabljamo kazalnike, ki opredeljujejo naš odzivni čas, da kandidati ne čakajo. Spremljamo tudi kanale za oglaševanje in kakovost selekcijskega postopka, kar vidimo prek NPS-metrik.

Poročamo o številu prispelih prijav, zavrnjenih prijav in seveda NPS, pa tudi o zamudah in kakovostnih prijavah. To so vsi pomembni parametri, ki nas usmerjajo v to, kaj lahko še izboljšamo v prihodnje.

Kako gledate na vlogo umetne inteligence v zaposlovanju in kaj pričakujete v prihodnje?

Akt o umetni inteligenci poznamo. Umetno inteligenco uporabljamo za izboljšanje zaposlitvenih oglasov, na področju selekcije kandidatov pa je ne uporabljamo. Vsak življenjepis kandidata raje sami pregledamo, saj je za nas pomembna celostna obravnava kandidata. Vsak je lahko potencial, morda pa za kakšno drugo delovno mesto, ki bo morda razpisano naslednje mesece.

Pri odzivih NPS vidimo, da nekateri profili, ki oddajajo vlogo k nam, pričakujejo človeški stik, in prav ta zelo vpliva na oceno, ki jo podajo. To tudi gradi znamko delodajalca. Človeškega stika umetna inteligenca ne bo nadomestila. Pasti uporabe umetne inteligence med selekcijskimi postopki vidimo predvsem v tem, da je lahko spregledan zelo dober kandidat ali pa potencial za kakšno drugo delovno mesto. Strokovnjaki, ki delamo v HR, ko prebiramo te življenjepise, kandidata obdelujemo celostno in iščemo njegov potencial širše, ker poznamo, vsaj tako velja za našo dejavnost, potrebe tudi drugih oddelkov in drugih lokacij. Razpolagamo tudi z informacijami, kakšna prosta mesta bomo morda razpisali že čez nekaj mesecev, mogoče na kakšni drugi lokaciji, kjer bi bil kandidat boljši fit. Poleg tega imamo tudi lasten sistem oznak. Te lahko pripenjamo kandidatom samo, če temeljito preberemo življenjepis. Tako si ustvarjamo tudi svojo bazo potencialnih kandidatov za prihodnost.

Po mojem mnenju bodo področje zaposlovanja v prihodnjih letih najbolj spreminjali znamka delodajalca, močna organizacijska kultura in dober ugled delodajalca, ki bodo vedno izjemnega pomena. Pomemben vpliv bodo imeli tudi demografski podatki ter zaželenost oziroma priljubljenost določenih poklicev pri mladih. Zato bo zelo pomembna sposobnost delodajalca, da se prilagaja vsem tem trendom.

Kaj bi za konec sporočili HR-vodjem in strokovnjakom na področju zaposlovanja?

Delovna mesta na področju HR so v turbo transformaciji, piko na i pa dodajajo tudi razmere na trgu dela, ki se korenito spreminja. Kadroviki sprememb ne le opazujemo, ampak jih soustvarjamo. Razvijamo strategije, s katerimi privabljamo prave talente ter ustvarjamo okolje, v katerem želijo ostati. Kultura podjetja in močna znamka delodajalca pri tem nista več dodana vrednost, temveč ključna konkurenčna prednost.

Slediti moramo tudi tehnologiji. Umetna inteligenca, avtomatizacija in podatkovno podprto odločanje niso več prihodnost, temveč sedanjost, ki od nas zahteva nova znanja, drugačen način razmišljanja in večjo agilnost.

Če želimo biti uspešni, moramo postati arhitekti delovnega okolja, povezovati ljudi in tehnologijo ter spodbujati učenje in rast – rast zaposlenih in seveda tudi rast podjetja. HR ni več podporna funkcija, temveč strateški partner in motor transformacije. Ampak vse počasi, premišljeno, da digitalizacija ne prehiti odnosov. Ti bodo vedno na prvem mestu.